¿Qué es un informe Forensic?

¿Qué es un informe Forensic?. La condición de proceder contra conductas inapropiadas y procurar una buena imagen corporativa a clientes, inversores y proveedores ha originado que cada vez sean más las empresas que, de manera proactiva o ante los requerimientos de los accionistas, recurran a expertos independientes para aconsejar, descubrir, valorar e investigar actividades ilegales, aumentar las medidas de inspección y calcular las implicaciones en la imagen de la compañía o en su economía.

Este es uno de los motivos por los que los equipos cualificados en Forensic han ganado firmeza en firmas de servicios profesionales en la última década y por la que cada vez más empresas recurren a este ejemplo de investigaciones para atenuar riesgos e impedir daños en un futuro.

¿Qué es un trabajo Forensic?

Se considera una indagación interna que se hace dentro de una empresa para aclarar determinados asuntos a instancia de la propia compañía o de un tercero afín a la empresa como un asociado o miembro del consejo.

¿Qué es lo que se investiga?

Los servicios Forensic van orientados a investigaciones relativas a posibles casos de estafa, corrupción, sustracción indebida, salida de efectivos, competencia infiel, manipulación contable, problema de interés u otro tipo de prácticas ilegales internas o poco éticas.

Procedimientos Forensic

Los trabajos que se realizan en una indagación Forensic son muy variados y dependen, en gran mesura, del tema a investigar o de su trascendencia. Los procedimientos a seguir suelen contener, entre otras cuestiones, entrevistas con trabajadores o personas vinculadas a la empresa y revisiones de comunicación electrónica a través de palabras clave para conocer qué miembros de la dirección, del consejo, de niveles intermedios o del resto de la plantilla estaban al tanto de los hechos y averiguar así a los presuntos autores o cómplices de las irregularidades. Además algunas de estas investigaciones implican estudios de la tesorería y salida de efectivo para establecer si ha existido evasión de capital, así como establecer un mapa de vinculaciones entre trabajadores o externos a la compañía para localizar, por ejemplo, si ha existido un desvío de dinero, contratos irregulares o casos de corrupción.

¿Qué diferencia existe con una auditoría de cuentas?

Sin embargo en ocasiones se confunden, una auditoría de cuentas y una indagación Forensic no guardan apenas correspondencia. Una auditoría financiera se limita a inspeccionar los estados financieros de la empresa o las cuentas anuales que preparan los administradores de la compañía en base al reglamento contable. En esta cuestión, el auditor determina si se ha aplicado de manera adecuada la normativa contable a través de un muestreo, posiblemente determinado en la Ley de Auditoría. Una averiguación Forensic, por el contrario, es un trabajo a propósito que analiza profundamente aspectos concretos que pocas veces tiene que ver con cuestiones contables.

Las evidencias judiciales

Estos trabajos requieren generalmente evidencias que puedan ser aportadas después en potenciales causas judiciales como pruebas válidas. De este modo, por ejemplo, los profesionales trabajan con copias Forensic, que no se puedan alterar y funcionan como una fotografía fija que en caso de necesidad se pueda usar como prueba.

¿Quién hace este tipo de indagaciones?

Al revés de lo que sucede en una auditoría de cuentas que requiere de un profesional suscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC), en el asunto de los trabajos Forensic no se necesita de un certificado específico. Se requiere, en todo caso, que las empresas cuenten con medios, conocimiento, dimensión, herramientas tecnológicas y presencia internacional.

El progreso en España de los especialistas Forensic

Las firmas de servicios especializados han fortalecido en la última década sus departamentos con equipos profesionales en servicios Forensic. Son áreas especializadas que ya eran habituales en el comercio anglosajón, en países como  Reino Unido o Estados Unidos, y que han ido acaparando más posición en España en los últimos años.

¿A qué departamentos pertenecen estos especialistas?

En el caso de las grandes compañías de servicios profesionales, el departamento de Forensic se integra generalmente en zonas de riesgos o dirección financiera.

Claves reestructuración laboral en empresas

Cuando hay que realizar una prevención así, es trascendente certificar la calidad y la consecuencia de todo el procedimiento por su doble transcendencia: interna y externa. Perder en esta operación sitúa a la compañía en una perspectiva peor que el punto inicial.

Ante esta escena, de Índole general, la presente inseguridad derivada de crisis, más la norma profesional –de utilización temporal-, restringen la toma de decisiones de las empresas. En estos momentos está prohibido despedir por causas derivadas del COVID-19, está vetada la externalización de actividades y existe un compromiso de sostenimiento del nivel de trabajo para las empresas que reciban exoneraciones de cuotas a la Seguridad Social por los ERTEs. Por consiguiente, la dimensión de adaptabilidad de las compañías a la circunstancia derivada de la pandemia está gravemente limitada. Ante este contexto, ¿qué se puede hacer?

Pasos principales para la reestructuración profesional en empresas

Planificación y anticipación

Es esencial estudiar las circunstancias con la mayor anticipación viable, previamente a que la situación económica de la compañía se deteriore y los mercados financieros se cierren, para precisar con la conveniente posibilidad una estrategia y un método de competitividad.

Sobre el estudio de las distintas alternativas de flexibilidad interna -movilidad y corrección de condiciones- y externa –extinciones-, y teniendo en cuenta tanto el marco legal como las condiciones de la empresa, el directivo o empresario definirá, asignará y canalizará responsables para poner en práctica las distintas actuaciones destinadas a lograr el propósito específico. En tiempos de inseguridad resulta primordial ganarse la responsabilidad de los trabajadores con el escenario y el esfuerzo que se les solicita. Para ello, es concluyente que la compañía incluya una responsabilidad de restitución de las medidas de ajuste en caso de resarcimiento. Esto ofrece mucha credibilidad a la directiva y alinea compromisos de empleados y empresario.

Forensic

El refuerzo competente externo refuerza todo el procedimiento de descripción del plan, incluidas sus partes legales, negociadoras y comunicativas. En consecución de la legislación profesional española, el Informe Técnico Externo realizado para la compañía debe acreditar las causas, examinar su repercusión en la organización y su plantilla, demostrar la proporcionalidad de las medidas y secundar a establecer, de modo objetivo, los empleados afectados.

No se trata sólo de efectuar una investigación economicista, sino, sobre todo de estimar el impacto organizativo y en el dimensionamiento de la estructura. Para ello, es imprescindible que, además del perfil financiero, el grupo de FORENSIC tenga conocimiento en la gestión directa de RR.HH. en empresas y, por consiguiente, sepa vincular las causas con las medidas laborales a asumir. Actuando en consecuencia, queda reforzada de forma muy significativa la credibilidad y la seguridad para los destinatarios, es decir: representantes de los trabajadores y la competencia profesional.

Diálogo social

La competencia de diplomacia laboral reforzará la firmeza jurídica mediante un procedimiento con un alto grado de dialogo sindical que, a ser posible, tendrá una particularidad concertada. Las decisiones que la compañía puede encontrarse a realizar, al estar consensuadas con la representación de los trabajadores, redundarán en su mayor firmeza, sostenibilidad y, sobre todo, confianza jurídica. Esto es fundamental en estos momentos, donde hay una inmensa perplejidad e incertidumbre jurídica en el terreno profesional.

Plan de comunicación

Con el propósito de crear nitidez y cordialidad en todos los afectados, la técnica de comunicación tendrá una doble particularidad, externa e interna. Es fundamental que quien lidere este procedimiento sea competente de los procesos de reestructuración para poder precisar destinatarios, hitos y mensajes. Los grandes fracasos en reestructuración que hemos conocido en los periódicos en los últimos años, han tenido su comienzo en una información disociada de la gestión o con actuaciones muy personalistas en los medios y redes que impactaban negativamente en los procesos de conversación.

Adjudicación de un grupo específico

Este tipo de procedimiento es complejo; tiene un carácter multidisciplinar y trata una circunstancia extraordinaria sobre la que la empresa no tiene conocimiento previo. Por tanto, resulta beneficioso efectuar una inversión para obtener temporalmente estas competencias, que deben estar muy actualizadas para confirmar el éxito de la actuación. De este modo, un equipo especialista se centra en el progreso de restructuración y no se resiente la vigilancia del día a día de la sociedad. Además esta clase de ayuda es muy usual en países europeos.

Hay otros tipos de motivos de fracaso son la carencia de “mirar a largo plazo”, así como la desconexión con la presencia de las Relaciones Laborales, tanto fuera como dentro de la compañía. Una desconexión que hace improbable el entendimiento con la representación de los empleados. Además, a estos errores de diseño se añade otro fracaso muy habitual, una mala culminación por la falta de conocimiento a la hora de constituir las distintas disciplinas, dado que intervienen una diversidad de factores: aspectos legales, sindicales, de gestión de Recursos Humanos y de comunicación. Y como resolución a todo, se considera que las reestructuraciones han de tratarse despacio, a largo plazo, y siempre con muchísimo entendimiento y coloquio de las partes.